Office Manager

Tunify is dé streaming muziekdienst voor professionele gebruikers. Je hebt ons zeker al gehoord in een supergezellige koffiebar of een originele conceptstore. En wij hebben je misschien al harder doen zweten tijdens een work-out of je helemaal zen gemaakt in de wellness. Als spin-off van de Universiteit van Leuven lopen we op het vlak van technologie onze tijd ver vooruit. We hebben vandaag heel veel goede ideeën om Tunify nóg beter te maken, maar we hebben jou nodig om ons te helpen om al onze plannen waar te maken!

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het soepele verloop van de dagelijkse operationele activiteiten, met de nadruk op administratieve en HR-ondersteuning, financiële taken en juridische opvolging.

Jouw opdracht

• Administratieve ondersteuning
  • Ondersteuning bij het opmaken van documenten, rapporten en presentaties.
  • Verwerken van in – en uitgaande documenten.
  • Beheren van en plaatsen van bestellingen van kantoorbenodigdheden.
  • Opvolging Dataroom/Workroom met bedrijfsdocumentatie
•  HR-ondersteuning
  • Beheren van de payroll en het wagenpark
  • Assisteren bij het wervingsproces, opstellen van vacatures en sollicitatieprocedures
  • Advies loonbeleid en opvolging loonevolutie
  • Opvolging sociale wetgeving m.b.t. PC 200
  • Trainings- en ontwikkelingsinitiatieven opstellen voor de medewerkers
  • Assisteren bij controle door de sociale inspectie
  • Organiseren van teamactiviteiten
• Finance
  • Ondersteuning bij boekhoudkundige taken
  • Rapportering van cashflow en financiële prestaties
  • Opstellen procedures m.b.t. bestelbonnen en facturen
  • Voorbereiden betaalopdrachten
  • Opstellen afsluitingen (kwartaal- en jaarafsluiting)
  • Assisteren bij audits en andere financiële controles
  • Debiteurenbewaking
• Juridische opvolging
  • Beheer van contracten met leveranciers
  • Beheer van juridische documentatie
  • Tussenpersoon voor externe juridische adviseurs
  • Opvolging trademark Tunify
  • Assisteren bij diverse bedrijfscontroles

Basis skills

• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden
• Je hebt uitstekende communicatievaardigheden in het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling
• Je hebt relevante ervaring in administratieve en HR-ondersteunende functies
• Je hebt ervaring met financiële processen en kent de boekhoudingkundige basisprincipes
• Begrip van juridische terminologie en procedures is een pluspunt
• Je kan discreet met vertrouwelijke informatie omgaan

Nice to haves

• Ervaring met projectmanagement
• Kennis van het Frans, Engels of Duits

Jouw profiel

• Je bent proactief ingesteld en komt met creatieve oplossingen
• Behulpzaamheid, overtuigend en doelgericht zijn eigenschappen die op jou van toepassing zijn
• Je blijft kalm en vriendelijk in stressvolle situaties
• Je werkt zelfstandig, gedisciplineerd, met oog voor detail en je hebt daarbij een helder zicht op je prioriteiten
• Je bent flexibel en leergierig

Jouw opleiding

• Je behaalde een masterdiploma in sociale of economische wetenschappen

Wij bieden je

• Een stimulerende werkomgeving binnen een innovatief bedrijf
• Voldoende uitdagingen met veel ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling
• Een voltijds contract van onbepaalde duur met gangbare verloning en extralegale voordelen
• Gratis toegang tot de beste professionele muziekdienst op de markt